Doküman Yönetim Uzmanları

Document Management Specialists

★ Geleceği ParlakC · GelenekselHazırlık Seviyesi 4: Önemli Hazırlık

Bu meslek nedir?

Kurumların elektronik belgelerini sistematik şekilde saklaması, paylaşması ve yönetmesi için dijital arşiv sistemleri kurar ve işletirler. Belge güvenliği, erişim kontrolleri ve yasal saklama sürelerine uygun süreçler tasarlayarak kurumsal hafızanın korunmasını sağlarlar.

Bu meslek başka hangi unvanlarla anılır?

İş Kayıtları Müdürü
Sertifikalı Doküman Görüntüleme Mimarı
Doküman Kontrol Müdürü
Doküman Yönetimi Danışmanı
Kurumsal İçerik Yönetimi Danışmanı
Elektronik İçerik Yöneticisi
Kayıt Sistemleri Analisti
Kayıt ve Bilgi Yönetimi Danışmanı
Kayıt ve Bilgi Yönetimi Uzmanı
Kayıt Müdürü

Ne iş yapar? — Görevler

ÇekirdekElektronik içeriğe verimli, yasal ve güvenli erişimi kolaylaştırmak için doküman yönetimi politikalarının belirlenmesinde yardımcı olmak.
ÇekirdekBilgi yakalama, arama ve geri getirme işlemlerini kolaylaştırmak için doküman veya içerik sınıflandırma taksonomilerinin geliştirilmesinde yardımcı olmak.
ÇekirdekDiğer bilgi teknolojisi uzmanlarıyla işbirliği içinde elektronik doküman işleme, geri getirme ve dağıtım sistemlerini uygulamak.
ÇekirdekDokümanları veya diğer elektronik içerikleri güvenlik seviyesi, işlev ve metadata gibi özelliklere göre tanımlamak ve sınıflandırmak.
ÇekirdekSistemin güvenliğini ve ana dokümanların bütünlüğünü sağlamak için doküman ve sistem erişim haklarını ve revizyon kontrolünü yönetmek.
ÇekirdekYeni elektronik doküman yönetim sistemlerinin değerlendirilmesi, tedarik edilmesi veya devreye alınmasında yardımcı olmak.
ÇekirdekStandartları, en iyi uygulamaları veya sistem kullanım prosedürlerini geliştirmek, dokümante etmek veya sürdürmek.
ÇekirdekResmi dokümanlardaki değişiklikleri hazırlamak ve kaydetmek, kurumsal kayıt yönetimi personeli dahil olmak üzere yasal ve uyumluluk yönetimi personeliyle değişiklikleri teyit etmek.
ÇekirdekYeni veya mevcut doküman yönetim sistemlerini test etmek için planlar yazmak, gözden geçirmek veya yürütmek.
ÇekirdekKayıt ve doküman yönetimi yasalarına uyumluluğu sürdürmek için düzenleyici faaliyetleri izlemek.
ÇekirdekKullanıcılara dağıtım için depolardan elektronik varlıkları almak, gerekirse toplayıp depoya geri göndermek.
ÇekirdekDepartmanların veya son kullanıcıların doküman yönetimi gereksinimlerini belirlemek için ihtiyaç değerlendirmeleri yapmak.
ÇekirdekGüncel literatürü inceleyerek, meslektaşlarla konuşarak, eğitim programlarına katılarak, toplantı veya atölyelere katılarak ya da profesyonel organizasyon veya konferanslara katılarak doküman yönetimi teknolojileri ve tekniklerindeki gelişmeleri takip etmek.
ÇekirdekKullanıcı arayüzleri, erişim profilleri ve doküman iş akışı prosedürleri gibi doküman yönetim sistemi özelliklerini geliştirmek veya yapılandırmak.
ÇekirdekYeni veya önerilen içerik yönetim sistemleri için teknik işlevleri ve özellikleri dokümante etmek.
ÇekirdekDoküman işleme, çoğaltma, dağıtım, depolama veya arşivleme üzerinde güvenlik gözetimi uygulamak.
Çekirdekİçerik yönetim sistemi yeteneklerini geliştirmek için öneriler sunmak.
ÇekirdekElektronik içeriğe erişimle ilgili sorunlar hakkında son kullanıcılara danışmanlık yapmak.
ÇekirdekDijitalleştirilmiş dokümanları doküman yönetim sistemine aktarmak için veri yakalama teknolojisini kullanmak.
ÇekirdekDoküman yönetim sistemlerinin son kullanıcıları için destek dokümantasyonu ve eğitim materyalleri hazırlamak.

Gerekli beceriler

Okuduğunu Anlama72

İş ile ilgili yazılı doküman, prosedür ve talimatlardaki cümle ve paragrafları doğru şekilde kavrayabilme. Mesleki metinleri anlama ve uygulama yeteneğidir.

Yazılı İletişim69

Hedef kitleye uygun şekilde yazılı olarak etkili iletişim kurabilme. Raporlar, e-postalar ve iş yazışmalarında profesyonel ifade yeteneğidir.

Aktif Dinleme69

Karşınızdakinin söylediklerine tam dikkat vererek anlamaya çalışma, uygun sorular sorma ve uygunsuz zamanlarda sözü kesmeden iletişim kurma becerisi. İş yerinde etkin dinleme ve empati kurma yetkinliğidir.

Eleştirel Düşünme69

Mantık ve muhakeme yoluyla alternatif çözümlerin, sonuçların veya yaklaşımların güçlü ve zayıf yönlerini analiz edebilme. Kararları sorgulayarak en mantıklı seçeneği belirleyebilme yeteneğidir.

İzleme ve Değerlendirme66

Kendi, ekip veya kurumun performansını takip edip iyileştirme fırsatlarını belirleme ya da düzeltici aksiyonlar alma. Sürekli gelişimi sağlayan gözlem ve analiz yeteneğidir.

Sistem Analizi66

Bir sistemin nasıl çalışması gerektiğini belirleme ve koşullar, operasyonlar ile çevresel değişimlerin sonuçlara etkisini öngörebilme yeteneğidir.

Karmaşık Problem Çözme66

Çok boyutlu problemleri tespit edip analiz etme, çözüm seçeneklerini değerlendirme ve en uygun çözümü uygulayabilme. İşin karmaşık, birbiriyle bağlantılı sorunlarını çözme kapasitesidir.

Sistem Değerlendirme56

Sistemin hedeflerine göre performans ölçütlerini tanımlama ve iyileştirme veya düzeltme için gerekli aksiyonları belirleyebilme becerisidir.

Aktif Öğrenme56

Yeni bilgilerin hem güncel hem de gelecekteki problem çözme ve karar verme süreçlerine etkilerini kavrayabilme. Edinilen her bilgiyi pratikte nasıl kullanabileceğini öngörebilme yeteneğidir.

Muhakeme ve Karar Verme53

Olası eylemlerin maliyet ve faydalarını karşılaştırarak en uygun olanı seçebilme. İş süreçlerinde etkili ve rasyonel kararlar alabilme becerisidir.

Sözlü İletişim53

Bilgiyi başkalarına etkili şekilde aktarabilmek için doğru ve anlaşılır konuşabilme. Profesyonel ve kişilerarası iletişimde temel yetkinliktir.

Zaman Yönetimi53

Kendi zamanını ve başkalarının zamanını etkili şekilde planlayıp yönetebilme. Önceliklendirme ve verimlilik odaklı çalışma becerisidir.

Gerekli bilgi alanları

Türkçe Dil Bilgisi73

Türkçe dilin yapısı, kelimelerin anlamı ve yazımı, kompozisyon ve dilbilgisi kurallarına ilişkin bilgi.

Yönetim ve İşletme71

Stratejik planlama, kaynak tahsisi, insan kaynakları modellemesi, liderlik teknikleri, üretim yöntemleri ile insan ve kaynakların koordinasyonunu kapsayan iş ve yönetim ilkelerine dair bilgi.

Bilgisayar ve Elektronik70

Devre kartları, işlemciler, çipler, elektronik ekipmanlar ile bilgisayar donanım ve yazılımlarına, uygulama ve programlamaya ilişkin bilgi.

Müşteri ve Kişisel Hizmet64

Müşteri ihtiyaç analizi, hizmet kalite standartlarının karşılanması ve müşteri memnuniyetinin ölçülmesine yönelik ilke ve süreçlere dair bilgi.

Hukuk ve Kamu Yönetimi61

Kanunlar, hukuk kuralları, mahkeme prosedürleri, içtihatlar, idari düzenlemeler, kararnameler ve demokratik siyasi süreçlere ilişkin bilgi.

İdari İşler61

Kelime işlemci kullanımı, dosya ve kayıt yönetimi, form tasarımı, ofis terminolojisi gibi idari ve büro prosedürlerine ilişkin bilgi.

Eğitim ve Öğretim59

Müfredat ve eğitim tasarımı, bireysel ve grup öğretimi, eğitim etkisinin ölçülmesine yönelik ilke ve yöntemlere dair bilgi.

Satış ve Pazarlama44

Ürün veya hizmetlerin tanıtımı, pazarlanması ve satışına dair ilke ve yöntemleri kapsar. Pazarlama stratejisi ve taktikleri, ürün gösterimi, satış teknikleri ve satış kontrol sistemlerini içerir.

Matematik44

Aritmetik, cebir, geometri, kalkülüs, istatistik ve bunların uygulamalarına dair bilgi.

İletişim ve Medya43

Yazılı, sözlü ve görsel medya aracılığıyla bilgilendirme ve eğlendirmeye yönelik medya üretimi, iletişim ve yayın tekniklerine dair bilgi.

Kamu Güvenliği ve Güvenlik40

İnsanların, verilerin, mülkün ve kurumların korunması için yerel, bölgesel veya ulusal düzeyde etkin güvenlik operasyonlarını destekleyen ekipman, politika, prosedür ve stratejilere ilişkin bilgiyi ifade eder.

İnsan Kaynakları ve Personel Yönetimi39

İşe alım, seçme, eğitim, ücret ve yan haklar, endüstriyel ilişkiler, toplu pazarlık ve personel bilgi sistemleri konularındaki ilke ve süreçlere ilişkin bilgiyi ifade eder. Kurumda insan sermayesinin etkin yönetimi için gerekli tüm uygulamaları kapsar.

Gerekli yetenekler

Sözlü Anlama75

Konuşulan kelimeler ve cümleler aracılığıyla sunulan bilgi ve fikirleri dinleyip anlayabilme yeteneği. Etkili dinleme ve sözlü iletişimi kavrama becerisidir.

Sözlü İfade75

Bilgi ve fikirleri konuşarak karşınızdakinin anlayacağı şekilde iletebilme yeteneği. Anlaşılır, etkili ve akıcı konuşma becerisidir.

Yazılı Anlama72

Yazılı metinlerde sunulan bilgi ve fikirleri okuyup doğru şekilde anlayabilme yeteneği. Raporlama, dokümantasyon ve yazılı iletişim yoğun rollerde temel bir gerekliliktir.

Bilgi Sıralama69

Nesneleri veya eylemleri belirli bir kurala göre düzenleyebilme yeteneğidir. Sayılar, harfler, kelimeler veya matematiksel işlemler gibi öğeleri mantıksal sıraya koyma becerisidir.

Tümevarım69

Görünüşte ilgisiz bilgi parçalarını birleştirerek genel kurallar veya sonuçlar çıkarabilme yeteneğidir. Veri analizi, trendlerin tespiti ve stratejik karar almada kullanılır.

Yazılı İfade69

Bilgi ve fikirleri yazılı olarak başkalarının anlayabileceği şekilde ifade edebilme becerisi. Raporlama, kurumsal yazışma ve dokümantasyon süreçlerinde etkin iletişim için gereklidir.

Problem Fark Etme69

Bir şeylerin yanlış gittiğini veya yanlış gidebileceğini fark edebilme yeteneği. Problemi çözmeyi değil, sorunun varlığını zamanında tespit edebilmeyi içerir.

Tümdengelim66

Genel kuralları belirli sorunlara uygulayarak mantıklı çözümler üretebilme yeteneğidir. Mevzuat yorumlama, teknik prosedür uygulama ve standartlara uygun karar verme süreçlerinde kullanılır.

Kategorik Esneklik63

Nesneleri, bilgileri veya süreçleri farklı şekillerde gruplayıp sınıflandırmak için çeşitli kural setleri oluşturabilme veya kullanabilme yeteneğidir. Analitik düşünme ve problem çözmede önemli rol oynar.

Yakın Mesafe Görüşü63

Yakın mesafedeki (birkaç adım içindeki) ayrıntıları net şekilde görebilme yeteneği. Masa başı işlerde, okumada ve hassas görsel işlemlerde önemlidir.

Konuşmayı Anlama53

Karşısındaki kişinin söylediklerini doğru bir şekilde duyup anlayabilme yeteneği. Müşteri görüşmeleri, ekip toplantıları ve sözlü iletişim gerektiren rollerde kritik öneme sahiptir.

Algıda Kapanma53

Karmaşık veya dikkati dağıtan unsurlar arasında bilinen bir deseni, şekli, nesneyi, kelimeyi veya sesi tespit edebilme yeteneğidir. Kalite kontrol, veri analizi ve güvenlik taramalarında kullanılır.

Günlük iş aktiviteleri

Bilgisayar Kullanımı89

Bilgisayar ve bilgisayar sistemlerini (donanım ve yazılım dahil) kullanarak programlama yapmak, yazılım geliştirmek, sistem ayarlarını düzenlemek, veri girmek veya bilgi işlemek.

Standartlara Uygunluk Değerlendirmesi85

Olayların veya süreçlerin yasal düzenlemelere, yönetmeliklere veya standartlara uygun olup olmadığını ilgili bilgi ve bireysel yargıyla belirlemek. Kalite kontrol ve uyum rollerinde temel görevdir.

Yönetici, Meslektaş ve Ekiple İletişim83

Üst yöneticilere, iş arkadaşlarına ve ekip üyelerine telefon, yazılı form, e-posta veya yüz yüze bilgi aktarmak. İş akışının sağlıklı yürümesi için temel bir beceridir.

Bilgi Toplama83

İlgili tüm kaynaklardan gözlem, dinleme veya diğer yöntemlerle bilgi edinmek. Karar alma ve problem çözme süreçlerinin başlangıç noktasıdır.

Bilgi Kaydetme ve Dokümantasyon81

Bilgileri yazılı veya elektronik ortamda girme, kopyalama, kaydetme, saklama veya güncelleme. İş süreçlerinin izlenebilirliği ve kurumsal hafıza için vazgeçilmezdir.

Bilgi İşleme79

Verileri derleme, kodlama, sınıflandırma, hesaplama, kontrol etme veya doğrulama gibi işlemlerle bilgiyi yapılandırma.

Karar Verme ve Problem Çözme75

Eldeki bilgileri analiz ederek en uygun çözümü belirleme ve ortaya çıkan sorunları etkili şekilde çözme.

Kişilerarası İlişki Kurma ve Sürdürme73

Başkalarıyla yapıcı ve iş birliğine dayalı çalışma ilişkileri geliştirmek ve bu ilişkileri zaman içinde korumak. İş yerinde uyum ve verimlilik için kritik bir sosyal yetkinliktir.

Güncel Bilgiyi Takip Etme ve Kullanma72

Alanındaki yeni gelişmeleri sürekli öğrenerek teknik ve mesleki bilgiyi işte aktif şekilde uygulama.

Nesne, Eylem ve Olayları Tanımlama71

Bilgiyi kategorilere ayırma, tahmin etme, benzerlik veya farklılıkları tanıma ve koşullardaki değişiklikleri tespit ederek tanımlama. Analitik düşünme ve durum değerlendirmesinde kullanılır.

Davranışsal özellikler

Detay Odaklılık92

İşleri titizlikle yapma, detayları gözden kaçırmama ve düzenli çalışma alışkanlığı. Her ayrıntıyı önemseyen, hatasız sonuç odaklı çalışan profesyonellerin temel özelliğidir.

Güvenilirlik88

Sorumlulukları zamanında yerine getirme, verilen sözde durma ve tutarlı performans gösterme özelliği. İş yerinde üzerine düşeni eksiksiz yapan, sözüne güvenilen çalışanların belirgin niteliğidir.

Dürüstlük79

İş hayatında etik kurallara bağlı kalma, şeffaf ve doğru davranma tutumu. Güven inşa eden, ilkeli çalışma anlayışını benimseyen profesyonellerin temel niteliğidir.

İhtiyatlılık69

İş kararlarını dikkatlice alırken risk ve sonuçları değerlendirme, acele etmeden ölçülü hareket etme eğilimi. Özellikle kritik konularda temkinli yaklaşım sergileyen çalışanlarda öne çıkar.

Entelektüel Merak64

İşiyle ilgili yeni bilgiler öğrenme isteği, konuları derinlemesine anlama ve kendini sürekli geliştirme eğilimi. Sektörel gelişmeleri takip eden, öğrenmeyi sürdüren çalışanlarda görülür.

Başarı Odaklılık50

Kendine zorlayıcı iş hedefleri koyma, yüksek standartlar belirleme ve bu hedeflere ulaşmak için azimle çalışma eğilimi. Sürekli daha iyisini yapma isteğiyle hareket eden, performans hedeflerini ciddiye alan profesyonellerde görülür.

İşbirliğine Yatkınlık48

Ekip içinde yardımsever, uyumlu ve destekleyici olmak, iş arkadaşlarına kolaylıkla destek verme tutumu. Takım çalışmasını kolaylaştıran, pozitif iş ilişkileri kuran profesyonellerde görülür.

Uyum Yeteneği41

İş ortamındaki değişikliklere, yeni görevlere ve farklı çalışma yöntemlerine açık olma, hızlıca adapte olabilme becerisi. Değişen öncelikleri rahatça karşılayan, esneklik gösteren çalışanlarda belirgindir.

Azim41

Engellerle karşılaşınca vazgeçmeden, işi sonuna kadar götürme ve zorluklara rağmen hedefte ısrar etme özelliği. Kararlılıkla çalışan, kolayca pes etmeyen profesyonellerde görülür.

İnisiyatif Alma40

Görev tanımı dışındaki işlerde de sorumluluk üstlenme, beklemeden harekete geçme ve proaktif davranma becerisi. İşleri sahiplenip ilerleten, ekstra katkı sunan çalışanlarda öne çıkar.

İlgi alanı profili (RIASEC)

C · Geleneksel96

I · Araştırmacı48

E · Girişimci32

S · Sosyal22

A · Sanatsal14

R · Gerçekçi13

Eğitim seviyesi dağılımı

Seviye	%
Lisans	60%
Yüksek lisans	15%
Ön lisans	10%

Kullanılan teknolojiler / araçlar

🔥Bilgisayar destekli tasarım CAD yazılımı

Autodesk AutoCADDassault Systemes SolidWorksPTC Creo Parametric

🔥Bulut tabanlı yönetim yazılımı

IBM WebSphere MQ

🔥Doküman yönetimi yazılımı

Adobe AcrobatAlfresco Software AlfrescoFileHold Systems FileHoldMicrosoft SharePointAdemero Content CentralAdvanced Processing and Imaging OptiView ECM

🔥Elektronik posta yazılımı

IBM NotesMicrosoft Outlook

🔥Elektronik tablo yazılımı

Microsoft Excel

🔥Geliştirme ortamı yazılımı

Microsoft .NET FrameworkMicrosoft Visual BasicOracle SQL Developer

🔥Grafik ve fotoğraf düzenleme yazılımı

Adobe Photoshop

🔥İşletim sistemi yazılımı

IBM MVSLinuxMicrosoft WindowsUNIX

🔥Kelime işlemci yazılımı

Microsoft Word