Üst Düzey Sekreterler ve İdari Asistanlar
Executive Secretaries and Executive Administrative Assistants
C · GelenekselHazırlık Seviyesi 3: Orta Hazırlık
Bu meslek nedir?
Üst yönetim için araştırma yapar, istatistiksel raporlar hazırlar, bilgi taleplerini karşılar; ayrıca yazışma, ziyaretçi kabul, toplantı ve konferans organizasyonu gibi rutin idari görevleri üstlenir. Alt kademe personelin eğitim ve koordinasyonunu da yapabilir.
Bu meslek başka hangi unvanlarla anılır?
- İdari Yardımcı
- İdari Asistan
- İdari Uzman Yardımcısı
- İdari Koordinatör
- İdari Sekreter
- İdari Uzman
- Yönetici İdari Asistan
- Yönetici Asistanı
- Yönetici Sekreter
- Ofis Asistanı
Ne iş yapar? — Görevler
- ÇekirdekYöneticilerin programlarını yönetmek ve güncel tutmak.
- ÇekirdekYöneticiler için seyahat düzenlemeleri yapmak.
- ÇekirdekKelime işlemci, elektronik tablo, veritabanı veya sunum yazılımları kullanarak faturalar, raporlar, notlar, mektuplar, mali tablolar ve diğer belgeleri hazırlamak.
- ÇekirdekYöneticilere yardımcı olmak için kayıtlar, departman mali işleri, bütçe hazırlama, personel konuları ve temizlik gibi ofis hizmetlerini koordine etmek ve yönetmek.
- ÇekirdekTelefon görüşmelerini yanıtlamak ve aramaları ilgili kişilere yönlendirmek veya mesaj almak.
- ÇekirdekRutin sorular içeren yazışmalara yanıtlar hazırlamak.
- ÇekirdekZiyaretçileri karşılamak ve belirli kişilere erişim verilip verilmeyeceğini belirlemek.
- ÇekirdekFaks ve e-posta dahil gelen yazışmaları açmak, sınıflandırmak ve dağıtmak.
- ÇekirdekKomite, kurul ve diğer toplantılar için gündem hazırlamak ve öğle yemekleri için ikram koordinasyonu gibi düzenlemeler yapmak.
- ÇekirdekAraştırma yapmak, veri derlemek ve yöneticiler, komiteler ve yönetim kurulları tarafından değerlendirme ve sunulması için raporlar hazırlamak.
- ÇekirdekMalzeme siparişi vermek, kayıt yönetimi veri tabanı sistemlerini sürdürmek ve temel defter tutma işlerini yapmak gibi genel ofis görevlerini yerine getirmek.
- ÇekirdekKurumsal belgeleri, kayıtları ve raporları dosyalamak ve erişmek.
- ÇekirdekGelen notları, başvuruları ve raporları okumak ve analiz ederek önemlerini belirlemek ve dağıtımlarını planlamak.
- ÇekirdekDiğer departmanlara idari destek sağlamak.
- ÇekirdekTutanak tutmak için toplantılara katılmak.
- Bordro bilgilerini işlemek.
- Çalışanlar için idari ve operasyonel politika ve prosedürleri açıklamak.
- Ofisler veya kuruluşlar için idari politika ve prosedürleri oluşturmak ve denetlemek.
- Yöneticiler, komiteler ve yönetim kurulları adına bireyler, özel ilgi grupları ve diğerleriyle görüşmek.
- Toplantı tutanaklarını derlemek, yazıya dökmek ve dağıtmak.
Gerekli beceriler
Aktif Dinleme75
Karşınızdakinin söylediklerine tam dikkat vererek anlamaya çalışma, uygun sorular sorma ve uygunsuz zamanlarda sözü kesmeden iletişim kurma becerisi. İş yerinde etkin dinleme ve empati kurma yetkinliğidir.
Okuduğunu Anlama75
İş ile ilgili yazılı doküman, prosedür ve talimatlardaki cümle ve paragrafları doğru şekilde kavrayabilme. Mesleki metinleri anlama ve uygulama yeteneğidir.
Sözlü İletişim72
Bilgiyi başkalarına etkili şekilde aktarabilmek için doğru ve anlaşılır konuşabilme. Profesyonel ve kişilerarası iletişimde temel yetkinliktir.
Yazılı İletişim69
Hedef kitleye uygun şekilde yazılı olarak etkili iletişim kurabilme. Raporlar, e-postalar ve iş yazışmalarında profesyonel ifade yeteneğidir.
Hizmet Odaklılık69
İnsanlara yardımcı olmanın yollarını aktif şekilde arayıp bulabilme. Müşteri ve paydaş memnuniyetini önceliklendiren bir çalışma anlayışıdır.
Koordinasyon60
Kendi hareketlerini başkalarının eylemleriyle uyumlu hale getirebilme. Ekip içinde veya farklı birimlerle çalışırken senkronize hareket edebilme becerisidir.
Eleştirel Düşünme56
Mantık ve muhakeme yoluyla alternatif çözümlerin, sonuçların veya yaklaşımların güçlü ve zayıf yönlerini analiz edebilme. Kararları sorgulayarak en mantıklı seçeneği belirleyebilme yeteneğidir.
Sosyal Algı56
Başkalarının tepkilerinin farkında olma ve neden öyle davrandıklarını anlayabilme. Empati kurma ve kişilerarası dinamikleri okuyabilme becerisidir.
Zaman Yönetimi56
Kendi zamanını ve başkalarının zamanını etkili şekilde planlayıp yönetebilme. Önceliklendirme ve verimlilik odaklı çalışma becerisidir.
Muhakeme ve Karar Verme53
Olası eylemlerin maliyet ve faydalarını karşılaştırarak en uygun olanı seçebilme. İş süreçlerinde etkili ve rasyonel kararlar alabilme becerisidir.
İzleme ve Değerlendirme53
Kendi, ekip veya kurumun performansını takip edip iyileştirme fırsatlarını belirleme ya da düzeltici aksiyonlar alma. Sürekli gelişimi sağlayan gözlem ve analiz yeteneğidir.
Aktif Öğrenme53
Yeni bilgilerin hem güncel hem de gelecekteki problem çözme ve karar verme süreçlerine etkilerini kavrayabilme. Edinilen her bilgiyi pratikte nasıl kullanabileceğini öngörebilme yeteneğidir.
Gerekli bilgi alanları
İdari İşler88
Kelime işlemci kullanımı, dosya ve kayıt yönetimi, form tasarımı, ofis terminolojisi gibi idari ve büro prosedürlerine ilişkin bilgi.
Türkçe Dil Bilgisi79
Türkçe dilin yapısı, kelimelerin anlamı ve yazımı, kompozisyon ve dilbilgisi kurallarına ilişkin bilgi.
Müşteri ve Kişisel Hizmet62
Müşteri ihtiyaç analizi, hizmet kalite standartlarının karşılanması ve müşteri memnuniyetinin ölçülmesine yönelik ilke ve süreçlere dair bilgi.
Bilgisayar ve Elektronik58
Devre kartları, işlemciler, çipler, elektronik ekipmanlar ile bilgisayar donanım ve yazılımlarına, uygulama ve programlamaya ilişkin bilgi.
Yönetim ve İşletme55
Stratejik planlama, kaynak tahsisi, insan kaynakları modellemesi, liderlik teknikleri, üretim yöntemleri ile insan ve kaynakların koordinasyonunu kapsayan iş ve yönetim ilkelerine dair bilgi.
İnsan Kaynakları ve Personel Yönetimi44
İşe alım, seçme, eğitim, ücret ve yan haklar, endüstriyel ilişkiler, toplu pazarlık ve personel bilgi sistemleri konularındaki ilke ve süreçlere ilişkin bilgiyi ifade eder. Kurumda insan sermayesinin etkin yönetimi için gerekli tüm uygulamaları kapsar.
İletişim ve Medya42
Yazılı, sözlü ve görsel medya aracılığıyla bilgilendirme ve eğlendirmeye yönelik medya üretimi, iletişim ve yayın tekniklerine dair bilgi.
Matematik38
Aritmetik, cebir, geometri, kalkülüs, istatistik ve bunların uygulamalarına dair bilgi.
Kamu Güvenliği ve Güvenlik33
İnsanların, verilerin, mülkün ve kurumların korunması için yerel, bölgesel veya ulusal düzeyde etkin güvenlik operasyonlarını destekleyen ekipman, politika, prosedür ve stratejilere ilişkin bilgiyi ifade eder.
Telekomünikasyon29
Telekomünikasyon sistemlerinin iletim, yayın, anahtarlama, kontrol ve işletim süreçlerine dair bilgiyi ifade eder. Sesli, görüntülü ve veri iletişim altyapılarının kurulumu ve yönetimini kapsar.
Hukuk ve Kamu Yönetimi28
Kanunlar, hukuk kuralları, mahkeme prosedürleri, içtihatlar, idari düzenlemeler, kararnameler ve demokratik siyasi süreçlere ilişkin bilgi.
Eğitim ve Öğretim28
Müfredat ve eğitim tasarımı, bireysel ve grup öğretimi, eğitim etkisinin ölçülmesine yönelik ilke ve yöntemlere dair bilgi.
Gerekli yetenekler
Yazılı Anlama75
Yazılı metinlerde sunulan bilgi ve fikirleri okuyup doğru şekilde anlayabilme yeteneği. Raporlama, dokümantasyon ve yazılı iletişim yoğun rollerde temel bir gerekliliktir.
Sözlü İfade75
Bilgi ve fikirleri konuşarak karşınızdakinin anlayacağı şekilde iletebilme yeteneği. Anlaşılır, etkili ve akıcı konuşma becerisidir.
Konuşmayı Anlama75
Karşısındaki kişinin söylediklerini doğru bir şekilde duyup anlayabilme yeteneği. Müşteri görüşmeleri, ekip toplantıları ve sözlü iletişim gerektiren rollerde kritik öneme sahiptir.
Yazılı İfade75
Bilgi ve fikirleri yazılı olarak başkalarının anlayabileceği şekilde ifade edebilme becerisi. Raporlama, kurumsal yazışma ve dokümantasyon süreçlerinde etkin iletişim için gereklidir.
Sözlü Anlama75
Konuşulan kelimeler ve cümleler aracılığıyla sunulan bilgi ve fikirleri dinleyip anlayabilme yeteneği. Etkili dinleme ve sözlü iletişimi kavrama becerisidir.
Konuşma Netliği72
Başkalarının sizi anlayabileceği şekilde net ve anlaşılır konuşabilme yeteneği. Telaffuz berraklığı ve anlaşılır ifade becerisidir.
Yakın Mesafe Görüşü72
Yakın mesafedeki (birkaç adım içindeki) ayrıntıları net şekilde görebilme yeteneği. Masa başı işlerde, okumada ve hassas görsel işlemlerde önemlidir.
Bilgi Sıralama60
Nesneleri veya eylemleri belirli bir kurala göre düzenleyebilme yeteneğidir. Sayılar, harfler, kelimeler veya matematiksel işlemler gibi öğeleri mantıksal sıraya koyma becerisidir.
Problem Fark Etme56
Bir şeylerin yanlış gittiğini veya yanlış gidebileceğini fark edebilme yeteneği. Problemi çözmeyi değil, sorunun varlığını zamanında tespit edebilmeyi içerir.
Kategorik Esneklik53
Nesneleri, bilgileri veya süreçleri farklı şekillerde gruplayıp sınıflandırmak için çeşitli kural setleri oluşturabilme veya kullanabilme yeteneğidir. Analitik düşünme ve problem çözmede önemli rol oynar.
Algısal Hız53
Harfler, sayılar, nesneler, görseller veya desenler arasındaki benzerlikleri ve farklılıkları hızlı ve doğru şekilde karşılaştırabilme yeteneği. Görsel tarama, eşleştirme ve hızlı inceleme gerektiren işlerde önemlidir.
Tümdengelim53
Genel kuralları belirli sorunlara uygulayarak mantıklı çözümler üretebilme yeteneğidir. Mevzuat yorumlama, teknik prosedür uygulama ve standartlara uygun karar verme süreçlerinde kullanılır.
Günlük iş aktiviteleri
Yönetici, Meslektaş ve Ekiple İletişim91
Üst yöneticilere, iş arkadaşlarına ve ekip üyelerine telefon, yazılı form, e-posta veya yüz yüze bilgi aktarmak. İş akışının sağlıklı yürümesi için temel bir beceridir.
Kişilerarası İlişki Kurma ve Sürdürme88
Başkalarıyla yapıcı ve iş birliğine dayalı çalışma ilişkileri geliştirmek ve bu ilişkileri zaman içinde korumak. İş yerinde uyum ve verimlilik için kritik bir sosyal yetkinliktir.
Bilgi Toplama88
İlgili tüm kaynaklardan gözlem, dinleme veya diğer yöntemlerle bilgi edinmek. Karar alma ve problem çözme süreçlerinin başlangıç noktasıdır.
İşi Organize Etme, Planlama ve Önceliklendirme87
Yapılacak işler için net hedefler belirleyerek önceliklendirme, planlama ve organize etme ile iş akışını yönetme.
İdari İşleri Yürütme86
Dosya yönetimi, evrak işleri, kayıt tutma gibi günlük rutin ofis ve idari görevleri yerine getirme.
Kurum Dışı İletişim ve Temsil86
Kurumu müşterilere, kamuya, resmi kurumlara ve dış paydaşlara karşı temsil etmek. Bu iletişim yüz yüze, yazılı, telefon veya e-posta yoluyla gerçekleştirilir.
Bilgisayar Kullanımı85
Bilgisayar ve bilgisayar sistemlerini (donanım ve yazılım dahil) kullanarak programlama yapmak, yazılım geliştirmek, sistem ayarlarını düzenlemek, veri girmek veya bilgi işlemek.
İş ve Faaliyetleri Planlama82
Etkinlikleri, projeleri ve ekip çalışmalarını takvime yerleştirerek zaman yönetimi ve iş akış planlaması yapma.
Güncel Bilgiyi Takip Etme ve Kullanma79
Alanındaki yeni gelişmeleri sürekli öğrenerek teknik ve mesleki bilgiyi işte aktif şekilde uygulama.
Bilgi İşleme75
Verileri derleme, kodlama, sınıflandırma, hesaplama, kontrol etme veya doğrulama gibi işlemlerle bilgiyi yapılandırma.
Davranışsal özellikler
Detay Odaklılık88
İşleri titizlikle yapma, detayları gözden kaçırmama ve düzenli çalışma alışkanlığı. Her ayrıntıyı önemseyen, hatasız sonuç odaklı çalışan profesyonellerin temel özelliğidir.
Güvenilirlik88
Sorumlulukları zamanında yerine getirme, verilen sözde durma ve tutarlı performans gösterme özelliği. İş yerinde üzerine düşeni eksiksiz yapan, sözüne güvenilen çalışanların belirgin niteliğidir.
İşbirliğine Yatkınlık71
Ekip içinde yardımsever, uyumlu ve destekleyici olmak, iş arkadaşlarına kolaylıkla destek verme tutumu. Takım çalışmasını kolaylaştıran, pozitif iş ilişkileri kuran profesyonellerde görülür.
Dürüstlük63
İş hayatında etik kurallara bağlı kalma, şeffaf ve doğru davranma tutumu. Güven inşa eden, ilkeli çalışma anlayışını benimseyen profesyonellerin temel niteliğidir.
Sosyal Yönelim63
İş hayatında insanlarla etkileşim kurmaktan keyif alma, sosyal ortamlarda enerjilenen ve bu tür ortamları aktif olarak arayan bir kişilik yapısına sahip olma.
Stres Toleransı54
Yoğun tempo, baskı ve stresli koşullarda bile işlevselliğini koruyabilme, verimli çalışmaya devam edebilme kapasitesi.
Öz Denetim54
Eleştiri veya zorlu durumlarla karşılaşıldığında sakin kalabilme, duygularını etkili şekilde yönetebilme ve meslek hayatında soğukkanlılığını koruyabilme yeteneği.
Başarı Odaklılık51
Kendine zorlayıcı iş hedefleri koyma, yüksek standartlar belirleme ve bu hedeflere ulaşmak için azimle çalışma eğilimi. Sürekli daha iyisini yapma isteğiyle hareket eden, performans hedeflerini ciddiye alan profesyonellerde görülür.
Azim50
Engellerle karşılaşınca vazgeçmeden, işi sonuna kadar götürme ve zorluklara rağmen hedefte ısrar etme özelliği. Kararlılıkla çalışan, kolayca pes etmeyen profesyonellerde görülür.
Uyum Yeteneği49
İş ortamındaki değişikliklere, yeni görevlere ve farklı çalışma yöntemlerine açık olma, hızlıca adapte olabilme becerisi. Değişen öncelikleri rahatça karşılayan, esneklik gösteren çalışanlarda belirgindir.
İlgi alanı profili (RIASEC)
C · Geleneksel90
E · Girişimci75
S · Sosyal49
I · Araştırmacı16
A · Sanatsal6
R · Gerçekçi5
Eğitim seviyesi dağılımı
| Seviye | % |
|---|---|
| Ön lisans | 34% |
| Lise diploması veya dengi | 24% |
| Üniversite (tamamlanmamış) | 21% |
Kullanılan teknolojiler / araçlar
🔥Bulut tabanlı veri erişim ve paylaşım yazılımı
DropboxGoogle DriveSlack
🔥Doküman yönetimi yazılımı
Adobe AcrobatMicrosoft SharePointMicrosoft SharePoint ServerRecords management systems
🔥Elektronik posta yazılımı
IBM NotesMicrosoft Outlook
🔥Elektronik tablo yazılımı
Microsoft Excel
🔥Grafik ve fotoğraf düzenleme yazılımı
Adobe IllustratorAdobe PhotoshopGraphics softwareJamBoardSmugMug Flickr
🔥İşletim sistemi yazılımı
Apple macOS
🔥Kelime işlemci yazılımı
EvernoteGoogle DocsMicrosoft OneNoteMicrosoft WordTranscription software
🔥Kurumsal kaynak planlama ERP yazılımı
Microsoft DynamicsOracle PeopleSoftPRONTO XiSAP softwareEpicor Vantage ERPExact Software Macola ES
🔥Masaüstü yayıncılık yazılımı
Adobe InDesignMicrosoft Publisher
🔥Muhasebe yazılımı
Intuit QuickBooksSage 50 AccountingSage Peachtree Premium Accounting for ManufacturingSAP Concur
🔥Ofis yazılım paketi
Corel WordPerfect Office SuiteGoogle Workspace softwareMicrosoft Office software
🔥Proje yönetimi yazılımı
Microsoft ProjectMicrosoft Team Foundation ServerOracle Primavera Enterprise Project Portfolio Management
🔥Sunum yazılımı
Apple KeynoteGoogle SlidesMicrosoft PowerPoint
🔥Süreç haritalama ve tasarım yazılımı
Microsoft Visio
🔥Veritabanı kullanıcı arayüzü ve sorgulama yazılımı
AirtableDatabase softwareMicrosoft AccessProQuest RefWorksFileMaker Pro
🔥Video konferans yazılımı
Cisco WebexGoogle MeetLogMeIn GoToMeetingZoomWeb conferencing software
Benzer meslekler
Sana hangi meslek uygun?
5 dakikalık ücretsiz ilgi alanı testiyle kişiliğine uygun meslekleri keşfet.
BiriO Global'de Teste Başla →