Toplantı, Kongre ve Etkinlik Planlayıcıları

Meeting, Convention, and Event Planners

★ Geleceği ParlakE · GirişimciHazırlık Seviyesi 4: Önemli Hazırlık

Bu meslek nedir?

Grup toplantıları, etkinlikler veya kongreler için personel, organizasyon elemanları ya da müşteri faaliyetlerini koordine eder ve organizasyonun tüm düzenlemelerini yapar.

Bu meslek başka hangi unvanlarla anılır?

Catering Müdürü
Konferans Planlayıcısı
Konferans Planlama Müdürü
Konferans Hizmetleri Müdürü
Konferans Hizmetleri Yöneticisi
Kongre Hizmetleri Müdürü
Kongre Hizmetleri Yöneticisi
Etkinlik Koordinatörü
Etkinlik Yöneticisi
Özel Etkinlikler Koordinatörü

Ne iş yapar? — Görevler

ÇekirdekToplantılar, konferanslar ve kongreler gibi etkinlikler için amaç ve gereksinimleri belirlemek üzere müşterilerle görüşmek.
ÇekirdekEtkinlik faturalarını doğruluk açısından gözden geçirmek ve ödemeyi onaylamak.
ÇekirdekKatılımcılar için konaklama ve ulaşım, tesisler, yiyecek-içecek hizmetleri, tabela, stant, özel ihtiyaçlar, baskı ve etkinlik güvenliği gibi etkinlik hizmetlerini koordine etmek.
ÇekirdekDetayları koordine etmek için seçilen etkinlik alanındaki personelle görüşmek.
ÇekirdekGörsel-işitsel ekipman, ulaşım, stant ve diğer etkinlik ihtiyaçlarının kullanılabilirliğini ayarlamak.
ÇekirdekEtkinlik tesislerini müşteri gereksinimlerine uygun olduklarından emin olmak için denetlemek.
ÇekirdekMali detaylar da dahil olmak üzere etkinlik yönlerinin kayıtlarını tutmak.
ÇekirdekYürürlükteki yönetmelik ve yasalara uygunluğu, katılımcı memnuniyetini ve ortaya çıkan sorunların çözümünü sağlamak için etkinlik faaliyetlerini izlemek.
ÇekirdekOteller, kongre merkezleri ve konuşmacılar gibi hizmet sağlayıcıları ve tedarikçilerle sözleşme müzakeresi yapmak.
ÇekirdekMüşteri gereksinimlerine göre hizmet sağlayıcılarını değerlendirmek ve seçmek.
ÇekirdekMüşteri gereksinimlerine göre program, gündem, bütçe ve hizmetleri planlamak ve geliştirmek.
ÇekirdekEtkinlikler için gerekli gönüllüleri ve destek personelini işe almak, eğitmek ve denetlemek.
ÇekirdekGelecekteki etkinliklerin nasıl iyileştirilebileceğini belirlemek için etkinlik sonrası değerlendirmeler yapmak.
ÇekirdekMali işlemler, tanıtım materyallerinin dağıtımı ve sorulara yanıtlar gibi idari detayları yönetmek.
ÇekirdekEtkinliklerin kapsamını ve formatını planlamak, bütçeleri oluşturmak ve izlemek veya idari prosedürleri ve etkinlik ilerlemesini gözden geçirmek için sponsorlar ve organizasyon komiteleriyle görüşmek.
ÇekirdekEtkinlik yönetimi standartları ve trendlerinden haberdar olmak için ticari yayınları okumak, seminerlere katılmak ve diğer toplantı profesyonelleriyle danışmak.
Etkinlik katılımcılarının kaydını organize etmek.
Etkinlik konularını geliştirmek ve öne çıkan konuşmacıları seçmek.
Profesyonel ve ticari derneklerle görüşmek ve broşürler ile diğer yayınları üretmek gibi görevleri yerine getirerek konferans, kongre ve ticari fuar hizmetlerini tanıtmak.
Etkinlikleri duyurmak ve sponsorlukları teşvik etmek için çabaları tasarlamak ve uygulamak.

Gerekli beceriler

Aktif Dinleme75

Karşınızdakinin söylediklerine tam dikkat vererek anlamaya çalışma, uygun sorular sorma ve uygunsuz zamanlarda sözü kesmeden iletişim kurma becerisi. İş yerinde etkin dinleme ve empati kurma yetkinliğidir.

Sözlü İletişim75

Bilgiyi başkalarına etkili şekilde aktarabilmek için doğru ve anlaşılır konuşabilme. Profesyonel ve kişilerarası iletişimde temel yetkinliktir.

Okuduğunu Anlama75

İş ile ilgili yazılı doküman, prosedür ve talimatlardaki cümle ve paragrafları doğru şekilde kavrayabilme. Mesleki metinleri anlama ve uygulama yeteneğidir.

Koordinasyon72

Kendi hareketlerini başkalarının eylemleriyle uyumlu hale getirebilme. Ekip içinde veya farklı birimlerle çalışırken senkronize hareket edebilme becerisidir.

Eleştirel Düşünme72

Mantık ve muhakeme yoluyla alternatif çözümlerin, sonuçların veya yaklaşımların güçlü ve zayıf yönlerini analiz edebilme. Kararları sorgulayarak en mantıklı seçeneği belirleyebilme yeteneğidir.

Sosyal Algı72

Başkalarının tepkilerinin farkında olma ve neden öyle davrandıklarını anlayabilme. Empati kurma ve kişilerarası dinamikleri okuyabilme becerisidir.

Hizmet Odaklılık72

İnsanlara yardımcı olmanın yollarını aktif şekilde arayıp bulabilme. Müşteri ve paydaş memnuniyetini önceliklendiren bir çalışma anlayışıdır.

Zaman Yönetimi69

Kendi zamanını ve başkalarının zamanını etkili şekilde planlayıp yönetebilme. Önceliklendirme ve verimlilik odaklı çalışma becerisidir.

Karmaşık Problem Çözme66

Çok boyutlu problemleri tespit edip analiz etme, çözüm seçeneklerini değerlendirme ve en uygun çözümü uygulayabilme. İşin karmaşık, birbiriyle bağlantılı sorunlarını çözme kapasitesidir.

Muhakeme ve Karar Verme66

Olası eylemlerin maliyet ve faydalarını karşılaştırarak en uygun olanı seçebilme. İş süreçlerinde etkili ve rasyonel kararlar alabilme becerisidir.

İzleme ve Değerlendirme63

Kendi, ekip veya kurumun performansını takip edip iyileştirme fırsatlarını belirleme ya da düzeltici aksiyonlar alma. Sürekli gelişimi sağlayan gözlem ve analiz yeteneğidir.

İkna Yeteneği63

Başkalarını düşüncelerini veya davranışlarını değiştirmeye yönelik etkili şekilde ikna edebilme. Müzakere, satış, yönetim ve paydaş ilişkilerinde kritik bir beceridir.

Gerekli bilgi alanları

Müşteri ve Kişisel Hizmet83

Müşteri ihtiyaç analizi, hizmet kalite standartlarının karşılanması ve müşteri memnuniyetinin ölçülmesine yönelik ilke ve süreçlere dair bilgi.

Türkçe Dil Bilgisi81

Türkçe dilin yapısı, kelimelerin anlamı ve yazımı, kompozisyon ve dilbilgisi kurallarına ilişkin bilgi.

İletişim ve Medya68

Yazılı, sözlü ve görsel medya aracılığıyla bilgilendirme ve eğlendirmeye yönelik medya üretimi, iletişim ve yayın tekniklerine dair bilgi.

İdari İşler63

Kelime işlemci kullanımı, dosya ve kayıt yönetimi, form tasarımı, ofis terminolojisi gibi idari ve büro prosedürlerine ilişkin bilgi.

Yönetim ve İşletme61

Stratejik planlama, kaynak tahsisi, insan kaynakları modellemesi, liderlik teknikleri, üretim yöntemleri ile insan ve kaynakların koordinasyonunu kapsayan iş ve yönetim ilkelerine dair bilgi.

Bilgisayar ve Elektronik57

Devre kartları, işlemciler, çipler, elektronik ekipmanlar ile bilgisayar donanım ve yazılımlarına, uygulama ve programlamaya ilişkin bilgi.

Kamu Güvenliği ve Güvenlik54

İnsanların, verilerin, mülkün ve kurumların korunması için yerel, bölgesel veya ulusal düzeyde etkin güvenlik operasyonlarını destekleyen ekipman, politika, prosedür ve stratejilere ilişkin bilgiyi ifade eder.

Hukuk ve Kamu Yönetimi50

Kanunlar, hukuk kuralları, mahkeme prosedürleri, içtihatlar, idari düzenlemeler, kararnameler ve demokratik siyasi süreçlere ilişkin bilgi.

Satış ve Pazarlama48

Ürün veya hizmetlerin tanıtımı, pazarlanması ve satışına dair ilke ve yöntemleri kapsar. Pazarlama stratejisi ve taktikleri, ürün gösterimi, satış teknikleri ve satış kontrol sistemlerini içerir.

Ulaşım ve Lojistik46

İnsan veya malların hava, demir, deniz veya karayolu ile taşınmasına dair ilke ve yöntemleri, göreli maliyet ve faydaları da kapsayacak şekilde bilmeyi ifade eder.

Telekomünikasyon45

Telekomünikasyon sistemlerinin iletim, yayın, anahtarlama, kontrol ve işletim süreçlerine dair bilgiyi ifade eder. Sesli, görüntülü ve veri iletişim altyapılarının kurulumu ve yönetimini kapsar.

Psikoloji45

İnsan davranışı ve performansı, kişilik ve yetenek farklılıkları, öğrenme ve motivasyon, psikolojik araştırma yöntemleri ile davranışsal ve duygusal bozuklukların değerlendirilmesi ve tedavisi konularındaki bilgiyi kapsar.

Gerekli yetenekler

Konuşmayı Anlama75

Karşısındaki kişinin söylediklerini doğru bir şekilde duyup anlayabilme yeteneği. Müşteri görüşmeleri, ekip toplantıları ve sözlü iletişim gerektiren rollerde kritik öneme sahiptir.

Yazılı Anlama75

Yazılı metinlerde sunulan bilgi ve fikirleri okuyup doğru şekilde anlayabilme yeteneği. Raporlama, dokümantasyon ve yazılı iletişim yoğun rollerde temel bir gerekliliktir.

Yazılı İfade75

Bilgi ve fikirleri yazılı olarak başkalarının anlayabileceği şekilde ifade edebilme becerisi. Raporlama, kurumsal yazışma ve dokümantasyon süreçlerinde etkin iletişim için gereklidir.

Sözlü Anlama75

Konuşulan kelimeler ve cümleler aracılığıyla sunulan bilgi ve fikirleri dinleyip anlayabilme yeteneği. Etkili dinleme ve sözlü iletişimi kavrama becerisidir.

Sözlü İfade75

Bilgi ve fikirleri konuşarak karşınızdakinin anlayacağı şekilde iletebilme yeteneği. Anlaşılır, etkili ve akıcı konuşma becerisidir.

Tümdengelim72

Genel kuralları belirli sorunlara uygulayarak mantıklı çözümler üretebilme yeteneğidir. Mevzuat yorumlama, teknik prosedür uygulama ve standartlara uygun karar verme süreçlerinde kullanılır.

Problem Fark Etme72

Bir şeylerin yanlış gittiğini veya yanlış gidebileceğini fark edebilme yeteneği. Problemi çözmeyi değil, sorunun varlığını zamanında tespit edebilmeyi içerir.

Konuşma Netliği69

Başkalarının sizi anlayabileceği şekilde net ve anlaşılır konuşabilme yeteneği. Telaffuz berraklığı ve anlaşılır ifade becerisidir.

Fikir Akıcılığı69

Belirli bir konu hakkında çok sayıda fikir üretebilme yeteneğidir. Burada önemli olan fikirlerin niteliği, doğruluğu veya yaratıcılığı değil, sayısıdır. Beyin fırtınası ve alternatif çözüm geliştirme süreçlerinde değerlidir.

Yakın Mesafe Görüşü66

Yakın mesafedeki (birkaç adım içindeki) ayrıntıları net şekilde görebilme yeteneği. Masa başı işlerde, okumada ve hassas görsel işlemlerde önemlidir.

Tümevarım66

Görünüşte ilgisiz bilgi parçalarını birleştirerek genel kurallar veya sonuçlar çıkarabilme yeteneğidir. Veri analizi, trendlerin tespiti ve stratejik karar almada kullanılır.

Yaratıcılık66

Belirli bir konu veya durum hakkında alışılmadık veya özgün fikirler üretebilme ya da problemlere yaratıcı çözümler geliştirebilme yeteneği. Yenilikçi düşünme ve farklı bakış açıları oluşturma becerisidir.

Günlük iş aktiviteleri

İşi Organize Etme, Planlama ve Önceliklendirme91

Yapılacak işler için net hedefler belirleyerek önceliklendirme, planlama ve organize etme ile iş akışını yönetme.

Karar Verme ve Problem Çözme89

Eldeki bilgileri analiz ederek en uygun çözümü belirleme ve ortaya çıkan sorunları etkili şekilde çözme.

Yönetici, Meslektaş ve Ekiple İletişim88

Üst yöneticilere, iş arkadaşlarına ve ekip üyelerine telefon, yazılı form, e-posta veya yüz yüze bilgi aktarmak. İş akışının sağlıklı yürümesi için temel bir beceridir.

Kurum Dışı İletişim ve Temsil87

Kurumu müşterilere, kamuya, resmi kurumlara ve dış paydaşlara karşı temsil etmek. Bu iletişim yüz yüze, yazılı, telefon veya e-posta yoluyla gerçekleştirilir.

Bilgisayar Kullanımı86

Bilgisayar ve bilgisayar sistemlerini (donanım ve yazılım dahil) kullanarak programlama yapmak, yazılım geliştirmek, sistem ayarlarını düzenlemek, veri girmek veya bilgi işlemek.

İş ve Faaliyetleri Planlama84

Etkinlikleri, projeleri ve ekip çalışmalarını takvime yerleştirerek zaman yönetimi ve iş akış planlaması yapma.

Halka Açık Performans veya Doğrudan Hizmet Verme84

Müşteri, misafir veya ziyaretçilere restoran, mağaza ya da servis noktalarında yüz yüze hizmet sunma ve doğrudan muhatap olma.

Nesnelerin, Hizmetlerin veya Kişilerin Niteliklerini Değerlendirme80

Ürünlerin, hizmetlerin veya kişilerin değerini, önemini ya da kalitesini nesnel kriterlerle ölçme ve değerlendirme yapma.

Çatışma Çözme ve Müzakere Yürütme80

Şikayetleri ele alma, anlaşmazlıkları çözüme kavuşturma ve taraflar arasında uzlaşma sağlamak için müzakere yapma.

Kişilerarası İlişki Kurma ve Sürdürme78

Başkalarıyla yapıcı ve iş birliğine dayalı çalışma ilişkileri geliştirmek ve bu ilişkileri zaman içinde korumak. İş yerinde uyum ve verimlilik için kritik bir sosyal yetkinliktir.

Davranışsal özellikler

Güvenilirlik98

Sorumlulukları zamanında yerine getirme, verilen sözde durma ve tutarlı performans gösterme özelliği. İş yerinde üzerine düşeni eksiksiz yapan, sözüne güvenilen çalışanların belirgin niteliğidir.

Detay Odaklılık91

İşleri titizlikle yapma, detayları gözden kaçırmama ve düzenli çalışma alışkanlığı. Her ayrıntıyı önemseyen, hatasız sonuç odaklı çalışan profesyonellerin temel özelliğidir.

Sosyal Yönelim78

İş hayatında insanlarla etkileşim kurmaktan keyif alma, sosyal ortamlarda enerjilenen ve bu tür ortamları aktif olarak arayan bir kişilik yapısına sahip olma.

Uyum Yeteneği77

İş ortamındaki değişikliklere, yeni görevlere ve farklı çalışma yöntemlerine açık olma, hızlıca adapte olabilme becerisi. Değişen öncelikleri rahatça karşılayan, esneklik gösteren çalışanlarda belirgindir.

İşbirliğine Yatkınlık77

Ekip içinde yardımsever, uyumlu ve destekleyici olmak, iş arkadaşlarına kolaylıkla destek verme tutumu. Takım çalışmasını kolaylaştıran, pozitif iş ilişkileri kuran profesyonellerde görülür.

Stres Toleransı70

Yoğun tempo, baskı ve stresli koşullarda bile işlevselliğini koruyabilme, verimli çalışmaya devam edebilme kapasitesi.

Öz Denetim69

Eleştiri veya zorlu durumlarla karşılaşıldığında sakin kalabilme, duygularını etkili şekilde yönetebilme ve meslek hayatında soğukkanlılığını koruyabilme yeteneği.

Başarı Odaklılık68

Kendine zorlayıcı iş hedefleri koyma, yüksek standartlar belirleme ve bu hedeflere ulaşmak için azimle çalışma eğilimi. Sürekli daha iyisini yapma isteğiyle hareket eden, performans hedeflerini ciddiye alan profesyonellerde görülür.

İnisiyatif Alma67

Görev tanımı dışındaki işlerde de sorumluluk üstlenme, beklemeden harekete geçme ve proaktif davranma becerisi. İşleri sahiplenip ilerleten, ekstra katkı sunan çalışanlarda öne çıkar.

Liderlik Yönelimi65

Ekibi yönlendirme, inisiyatif alarak yol gösterme ve sorumluluk üstlenme eğilimi. Görüşlerini net paylaşan, ekibi organize edebilen profesyonellerde öne çıkar.

İlgi alanı profili (RIASEC)

E · Girişimci100

C · Geleneksel66

S · Sosyal59

A · Sanatsal25

I · Araştırmacı9

R · Gerçekçi0

Eğitim seviyesi dağılımı

Seviye	%
Lisans	41%

Kullanılan teknolojiler / araçlar

🔥Coğrafi bilgi sistemi

ESRI ArcGIS softwareGeographic information system GIS software

🔥Elektronik posta yazılımı

IBM Lotus NotesMicrosoft Outlook

🔥Elektronik tablo yazılımı

Microsoft Excel

🔥Grafik ve fotoğraf düzenleme yazılımı

Adobe Creative Cloud softwareAdobe PhotoshopSmugMug FlickrTrimble SketchUp Pro

🔥Kelime işlemci yazılımı

Google DocsMicrosoft Word

🔥Masaüstü yayıncılık yazılımı

Adobe InDesignMicrosoft Publisher

🔥Ofis yazılım paketi

Microsoft Office software

🔥Proje yönetimi yazılımı

Active Network EventRegisterMicrosoft ProjectOracle Primavera Enterprise Project Portfolio ManagementPlanstoneConvention Industry Council CIC APEX ToolboxEvent Management Software

🔥Satış ve pazarlama yazılımı

Marketo Marketing Automation

🔥Sunum yazılımı

MentimeterMicrosoft PowerPoint

🔥Veritabanı kullanıcı arayüzü ve sorgulama yazılımı

Dean Evans & Associates EMS ProfessionalFileMaker ProMicrosoft AccessNSF Hospitality Rendezvous EventsLenos marketing automation softwareMemberClicks COMPLETE

🔥Web platformu geliştirme yazılımı

Hypertext markup language HTML

🔥Web sayfası oluşturma ve düzenleme yazılımı

FacebookLinkedInSocial media sites

Ağ üzerinden konferans yazılımı

LogMeIn GoToWebinar

Bulut tabanlı veri erişim ve paylaşım yazılımı

Google Drive

Finansal analiz yazılımı

Delphi DiscoveryDelphi Technology