İdari Hizmetler Müdürü

Administrative Services Managers

★ Geleceği ParlakE · GirişimciHazırlık Seviyesi 3: Orta Hazırlık

Bu meslek nedir?

Kayıt ve bilgi yönetimi, posta dağıtımı ve diğer ofis destek hizmetleri gibi bir veya birden fazla idari hizmeti planlar, yönetir veya koordine eder.

Bu meslek başka hangi unvanlarla anılır?

İdari Koordinatör
İdari Direktör
İdari Müdür
İdari Sorumlu
Yönetici
İşletme Yöneticisi
İş Müdürü

Ne iş yapar? — Görevler

ÇekirdekDoğruluk ve verimliliği sağlamak için operasyonel raporları ve programları hazırlamak ve gözden geçirmek.
ÇekirdekDepartman için hedefler ve son teslim tarihleri belirlemek.
ÇekirdekMalzemeleri temin etmek, dağıtmak ve depolamak.
Çekirdekİç süreçleri analiz etmek ve operasyonları iyileştirmek için malzeme değişiklikleri veya kayıtların imhası gibi prosedür veya politika değişikliklerini önermek ve uygulamak.
ÇekirdekPersonele prosedürleri öğretmek için eğitimler düzenlemek.
Sözleşmeler, ekipman ve malzemeler için bütçeleri planlamak, yönetmek ve kontrol etmek.
İdari ve büro personelini işe almak ve işten çıkarmak.
Bir işletme, kurum veya organizasyonun destek hizmetleri departmanını yönetmek veya koordine etmek.
Organizasyonun, departmanın veya çalışma biriminin iş ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlamak için dış tedarikçiler ve hizmet sağlayıcılar ile iletişim kurmak ve onlara rehberlik etmek.
Bilgi kaydetmek, evrak güncellemek veya devam kayıtları ya da yazışmalar gibi belgeleri muhafaza etmek suretiyle kağıt veya elektronik dosyalama sistemlerini yönetmek.
Anlama ve uyumluluğu sağlamak için sözleşmeleri, yönetmelikleri ve prosedür kılavuzlarını okumak.
Çalışma birimi veya departman için operasyonel standartlar ve prosedürler geliştirmek.
İdari personelin günlük işlerini organize etmek için çalışma prosedürleri veya programları oluşturmak.
Yeni ofis teknolojilerini geliştirildikçe ve uygulandıkça kullanmayı öğrenmek.
Organizasyonel hedefler, stratejik planlar ve amaçlar belirlemek ve personel, kaynaklar ile alan veya ekipman ihtiyaçları hakkında kararlar almak için diğer departman liderleriyle görüşmek.
Çalışma süresi bilgilerini tutmak ve bordro işlemlerini yapmak ve göndermek gibi bordro fonksiyonlarını denetlemek.
Çalışma birimini toplantılarda veya konferanslarda temsil etmek ve talepler veya şikayetler için irtibat kişisi olarak görev yapmak.
İdari personeli denetlemek ve yeni personele eğitim ve oryantasyon sağlamak.

Gerekli beceriler

Zaman Yönetimi75

Kendi zamanını ve başkalarının zamanını etkili şekilde planlayıp yönetebilme. Önceliklendirme ve verimlilik odaklı çalışma becerisidir.

Aktif Dinleme75

Karşınızdakinin söylediklerine tam dikkat vererek anlamaya çalışma, uygun sorular sorma ve uygunsuz zamanlarda sözü kesmeden iletişim kurma becerisi. İş yerinde etkin dinleme ve empati kurma yetkinliğidir.

Okuduğunu Anlama75

İş ile ilgili yazılı doküman, prosedür ve talimatlardaki cümle ve paragrafları doğru şekilde kavrayabilme. Mesleki metinleri anlama ve uygulama yeteneğidir.

Sözlü İletişim72

Bilgiyi başkalarına etkili şekilde aktarabilmek için doğru ve anlaşılır konuşabilme. Profesyonel ve kişilerarası iletişimde temel yetkinliktir.

Yazılı İletişim69

Hedef kitleye uygun şekilde yazılı olarak etkili iletişim kurabilme. Raporlar, e-postalar ve iş yazışmalarında profesyonel ifade yeteneğidir.

Eleştirel Düşünme69

Mantık ve muhakeme yoluyla alternatif çözümlerin, sonuçların veya yaklaşımların güçlü ve zayıf yönlerini analiz edebilme. Kararları sorgulayarak en mantıklı seçeneği belirleyebilme yeteneğidir.

Koordinasyon69

Kendi hareketlerini başkalarının eylemleriyle uyumlu hale getirebilme. Ekip içinde veya farklı birimlerle çalışırken senkronize hareket edebilme becerisidir.

Müzakere66

Farklı tarafları bir araya getirip anlaşmazlıkları gidermeye çalışma. İş ilişkilerinde uzlaşma sağlama ve ortak çözüm bulma becerisidir.

İnsan Kaynakları Yönetimi60

Çalışanları motive etme, geliştirme ve yönlendirme, işe en uygun kişileri seçebilme. Ekip performansını artırma ve doğru kişiyi doğru pozisyona yerleştirme yetkinliğidir.

İzleme ve Değerlendirme60

Kendi, ekip veya kurumun performansını takip edip iyileştirme fırsatlarını belirleme ya da düzeltici aksiyonlar alma. Sürekli gelişimi sağlayan gözlem ve analiz yeteneğidir.

Karmaşık Problem Çözme56

Çok boyutlu problemleri tespit edip analiz etme, çözüm seçeneklerini değerlendirme ve en uygun çözümü uygulayabilme. İşin karmaşık, birbiriyle bağlantılı sorunlarını çözme kapasitesidir.

Hizmet Odaklılık56

İnsanlara yardımcı olmanın yollarını aktif şekilde arayıp bulabilme. Müşteri ve paydaş memnuniyetini önceliklendiren bir çalışma anlayışıdır.

Gerekli bilgi alanları

Müşteri ve Kişisel Hizmet86

Müşteri ihtiyaç analizi, hizmet kalite standartlarının karşılanması ve müşteri memnuniyetinin ölçülmesine yönelik ilke ve süreçlere dair bilgi.

Yönetim ve İşletme81

Stratejik planlama, kaynak tahsisi, insan kaynakları modellemesi, liderlik teknikleri, üretim yöntemleri ile insan ve kaynakların koordinasyonunu kapsayan iş ve yönetim ilkelerine dair bilgi.

Türkçe Dil Bilgisi76

Türkçe dilin yapısı, kelimelerin anlamı ve yazımı, kompozisyon ve dilbilgisi kurallarına ilişkin bilgi.

İdari İşler73

Kelime işlemci kullanımı, dosya ve kayıt yönetimi, form tasarımı, ofis terminolojisi gibi idari ve büro prosedürlerine ilişkin bilgi.

İnsan Kaynakları ve Personel Yönetimi59

İşe alım, seçme, eğitim, ücret ve yan haklar, endüstriyel ilişkiler, toplu pazarlık ve personel bilgi sistemleri konularındaki ilke ve süreçlere ilişkin bilgiyi ifade eder. Kurumda insan sermayesinin etkin yönetimi için gerekli tüm uygulamaları kapsar.

Bilgisayar ve Elektronik59

Devre kartları, işlemciler, çipler, elektronik ekipmanlar ile bilgisayar donanım ve yazılımlarına, uygulama ve programlamaya ilişkin bilgi.

Kamu Güvenliği ve Güvenlik57

İnsanların, verilerin, mülkün ve kurumların korunması için yerel, bölgesel veya ulusal düzeyde etkin güvenlik operasyonlarını destekleyen ekipman, politika, prosedür ve stratejilere ilişkin bilgiyi ifade eder.

Matematik57

Aritmetik, cebir, geometri, kalkülüs, istatistik ve bunların uygulamalarına dair bilgi.

Ekonomi ve Muhasebe48

Ekonomi ve muhasebe ilkeleri, finansal piyasalar, bankacılık, mali verilerin analizi ve raporlanmasına ilişkin bilgi.

Hukuk ve Kamu Yönetimi47

Kanunlar, hukuk kuralları, mahkeme prosedürleri, içtihatlar, idari düzenlemeler, kararnameler ve demokratik siyasi süreçlere ilişkin bilgi.

Üretim ve İşleme47

Hammaddeler, üretim süreçleri, kalite kontrol, maliyet analizi ve malların en verimli şekilde imalatı ve dağıtımını sağlayan diğer teknikler hakkındaki bilgiyi içerir. Operasyonel verimliliği artırmaya yönelik tüm yaklaşımları kapsar.

Eğitim ve Öğretim46

Müfredat ve eğitim tasarımı, bireysel ve grup öğretimi, eğitim etkisinin ölçülmesine yönelik ilke ve yöntemlere dair bilgi.

Gerekli yetenekler

Yazılı Anlama75

Yazılı metinlerde sunulan bilgi ve fikirleri okuyup doğru şekilde anlayabilme yeteneği. Raporlama, dokümantasyon ve yazılı iletişim yoğun rollerde temel bir gerekliliktir.

Sözlü İfade75

Bilgi ve fikirleri konuşarak karşınızdakinin anlayacağı şekilde iletebilme yeteneği. Anlaşılır, etkili ve akıcı konuşma becerisidir.

Sözlü Anlama75

Konuşulan kelimeler ve cümleler aracılığıyla sunulan bilgi ve fikirleri dinleyip anlayabilme yeteneği. Etkili dinleme ve sözlü iletişimi kavrama becerisidir.

Yazılı İfade72

Bilgi ve fikirleri yazılı olarak başkalarının anlayabileceği şekilde ifade edebilme becerisi. Raporlama, kurumsal yazışma ve dokümantasyon süreçlerinde etkin iletişim için gereklidir.

Tümdengelim66

Genel kuralları belirli sorunlara uygulayarak mantıklı çözümler üretebilme yeteneğidir. Mevzuat yorumlama, teknik prosedür uygulama ve standartlara uygun karar verme süreçlerinde kullanılır.

Yakın Mesafe Görüşü66

Yakın mesafedeki (birkaç adım içindeki) ayrıntıları net şekilde görebilme yeteneği. Masa başı işlerde, okumada ve hassas görsel işlemlerde önemlidir.

Konuşma Netliği66

Başkalarının sizi anlayabileceği şekilde net ve anlaşılır konuşabilme yeteneği. Telaffuz berraklığı ve anlaşılır ifade becerisidir.

Konuşmayı Anlama66

Karşısındaki kişinin söylediklerini doğru bir şekilde duyup anlayabilme yeteneği. Müşteri görüşmeleri, ekip toplantıları ve sözlü iletişim gerektiren rollerde kritik öneme sahiptir.

Tümevarım63

Görünüşte ilgisiz bilgi parçalarını birleştirerek genel kurallar veya sonuçlar çıkarabilme yeteneğidir. Veri analizi, trendlerin tespiti ve stratejik karar almada kullanılır.

Problem Fark Etme63

Bir şeylerin yanlış gittiğini veya yanlış gidebileceğini fark edebilme yeteneği. Problemi çözmeyi değil, sorunun varlığını zamanında tespit edebilmeyi içerir.

Fikir Akıcılığı53

Belirli bir konu hakkında çok sayıda fikir üretebilme yeteneğidir. Burada önemli olan fikirlerin niteliği, doğruluğu veya yaratıcılığı değil, sayısıdır. Beyin fırtınası ve alternatif çözüm geliştirme süreçlerinde değerlidir.

Bilgi Sıralama53

Nesneleri veya eylemleri belirli bir kurala göre düzenleyebilme yeteneğidir. Sayılar, harfler, kelimeler veya matematiksel işlemler gibi öğeleri mantıksal sıraya koyma becerisidir.

Günlük iş aktiviteleri

Bilgi Toplama91

İlgili tüm kaynaklardan gözlem, dinleme veya diğer yöntemlerle bilgi edinmek. Karar alma ve problem çözme süreçlerinin başlangıç noktasıdır.

Yönetici, Meslektaş ve Ekiple İletişim86

Üst yöneticilere, iş arkadaşlarına ve ekip üyelerine telefon, yazılı form, e-posta veya yüz yüze bilgi aktarmak. İş akışının sağlıklı yürümesi için temel bir beceridir.

İşi Organize Etme, Planlama ve Önceliklendirme85

Yapılacak işler için net hedefler belirleyerek önceliklendirme, planlama ve organize etme ile iş akışını yönetme.

Karar Verme ve Problem Çözme81

Eldeki bilgileri analiz ederek en uygun çözümü belirleme ve ortaya çıkan sorunları etkili şekilde çözme.

İş ve Faaliyetleri Planlama80

Etkinlikleri, projeleri ve ekip çalışmalarını takvime yerleştirerek zaman yönetimi ve iş akış planlaması yapma.

Kişilerarası İlişki Kurma ve Sürdürme79

Başkalarıyla yapıcı ve iş birliğine dayalı çalışma ilişkileri geliştirmek ve bu ilişkileri zaman içinde korumak. İş yerinde uyum ve verimlilik için kritik bir sosyal yetkinliktir.

Bilgisayar Kullanımı79

Bilgisayar ve bilgisayar sistemlerini (donanım ve yazılım dahil) kullanarak programlama yapmak, yazılım geliştirmek, sistem ayarlarını düzenlemek, veri girmek veya bilgi işlemek.

İdari İşleri Yürütme76

Dosya yönetimi, evrak işleri, kayıt tutma gibi günlük rutin ofis ve idari görevleri yerine getirme.

Bilgi Kaydetme ve Dokümantasyon74

Bilgileri yazılı veya elektronik ortamda girme, kopyalama, kaydetme, saklama veya güncelleme. İş süreçlerinin izlenebilirliği ve kurumsal hafıza için vazgeçilmezdir.

İş ve Faaliyetlerin Koordinasyonu74

Ekip üyelerini ortak hedefler doğrultusunda bir araya getirerek görevlerin tamamlanmasını sağlamak. Proje ve operasyon yönetiminde kritik bir yetkinliktir.

Davranışsal özellikler

Güvenilirlik88

Sorumlulukları zamanında yerine getirme, verilen sözde durma ve tutarlı performans gösterme özelliği. İş yerinde üzerine düşeni eksiksiz yapan, sözüne güvenilen çalışanların belirgin niteliğidir.

Liderlik Yönelimi65

Ekibi yönlendirme, inisiyatif alarak yol gösterme ve sorumluluk üstlenme eğilimi. Görüşlerini net paylaşan, ekibi organize edebilen profesyonellerde öne çıkar.

Detay Odaklılık65

İşleri titizlikle yapma, detayları gözden kaçırmama ve düzenli çalışma alışkanlığı. Her ayrıntıyı önemseyen, hatasız sonuç odaklı çalışan profesyonellerin temel özelliğidir.

İşbirliğine Yatkınlık61

Ekip içinde yardımsever, uyumlu ve destekleyici olmak, iş arkadaşlarına kolaylıkla destek verme tutumu. Takım çalışmasını kolaylaştıran, pozitif iş ilişkileri kuran profesyonellerde görülür.

Başarı Odaklılık59

Kendine zorlayıcı iş hedefleri koyma, yüksek standartlar belirleme ve bu hedeflere ulaşmak için azimle çalışma eğilimi. Sürekli daha iyisini yapma isteğiyle hareket eden, performans hedeflerini ciddiye alan profesyonellerde görülür.

Öz Denetim57

Eleştiri veya zorlu durumlarla karşılaşıldığında sakin kalabilme, duygularını etkili şekilde yönetebilme ve meslek hayatında soğukkanlılığını koruyabilme yeteneği.

İhtiyatlılık56

İş kararlarını dikkatlice alırken risk ve sonuçları değerlendirme, acele etmeden ölçülü hareket etme eğilimi. Özellikle kritik konularda temkinli yaklaşım sergileyen çalışanlarda öne çıkar.

İnisiyatif Alma55

Görev tanımı dışındaki işlerde de sorumluluk üstlenme, beklemeden harekete geçme ve proaktif davranma becerisi. İşleri sahiplenip ilerleten, ekstra katkı sunan çalışanlarda öne çıkar.

Özgüven49

İşindeki yeteneklerine güvenme, sonuçları etkileyebileceğine inanma ve kendi kararlarının arkasında durma becerisi. Kendi kapasitesinin farkında olan, kararlı profesyonellerde belirgindir.

Sosyal Yönelim49

İş hayatında insanlarla etkileşim kurmaktan keyif alma, sosyal ortamlarda enerjilenen ve bu tür ortamları aktif olarak arayan bir kişilik yapısına sahip olma.