Arşiv ve Dosyalama Görevlileri

File Clerks

C · GelenekselHazırlık Seviyesi 2: Az Hazırlık

Bu meslek nedir?

Yazışma, evrak, fatura, makbuz gibi belgeleri alfabetik, sayısal veya kurumsal dosyalama sistemine göre arşivler, talep edildiğinde dosyalardan çıkarır ve teslim eder.

Bu meslek başka hangi unvanlarla anılır?

Hasar Tazminat Memuru
Memur
Daktilo Memuru
Dokümantasyon Uzmanı
Dosya Memuru
Tıbbi Kayıt Memuru
Ofis Asistanı
Polis Kayıt Memuru
Kayıt Memuru
Kayıt Sorumlusu

Ne iş yapar? — Görevler

ÇekirdekYazı yazma, telefon cevaplama, ofis makinelerini kullanma, posta işleme veya gizli materyalleri güvence altına alma gibi genel ofis faaliyetlerini yerine getirmek.
ÇekirdekKayıt defterleri veya bilgisayarlar kullanarak dosyalanan veya çıkarılan materyallerin kayıtlarını tutmak ve bilgisayarlı raporlar oluşturmak.
ÇekirdekDepartmanlardan veya çalışanlardan dosyalanacak materyalleri toplamak.
ÇekirdekTaleplere yanıt olarak dosyalardan bilgi bulmak, almak ve kopyalarını çıkarmak ve bilgiyi yetkili kullanıcılara iletmek.
ÇekirdekDosya kayıtlarına yeni materyal eklemek veya gerektiğinde yeni kayıtlar oluşturmak.
Çekirdekİçerik, amaç, kullanıcı kriterleri veya kronolojik, alfabetik veya sayısal sıra gibi kurallara göre bilgileri sınıflandırmak veya ayırmak.
ÇekirdekDosya bakım kurallarına veya yasal gerekliliklere göre eski veya gereksiz materyalleri imha ederek veya pasif depolamaya aktararak ortadan kaldırmak.
ÇekirdekGelen materyallerin nasıl ve nerede sınıflandırılması veya dosyalanması gerektiğini belirlemek için taramak veya okumak.
ÇekirdekKayıtlar veya dosyalar hakkındaki soruları cevaplamak.
ÇekirdekDosyalama için materyalleri indekslemek üzere kimlik numaraları veya kodları atamak ve kaydetmek veya damgalamak.
ÇekirdekSınıflandırma ve tanımlama bilgilerine göre materyalleri dosya dolapları, kutular, bölmeler veya çekmeceler gibi depolama kaplarına yerleştirmek.
ÇekirdekDosyalama sistemlerini değiştirmek veya geliştirmek ya da yeni dosyalama sistemleri uygulamak.
Belge ve bilgi erişimini desteklemek için dosya numaraları, yeni veya güncellenmiş bilgiler veya belge bilgi kodları gibi verileri bilgisayar sistemlerine girmek.
Ödünç alınan dosyaların iade edilmesini sağlamak için dosyalardan çıkarılan materyalleri takip etmek.
Ödenecek hesapları işleme, faturaları inceleme, nakit ödemeleri toplama veya makbuz düzenleme gibi genel mali faaliyetleri tamamlamak.
Doğru yerleşim, okunabilirlik veya uygun durumu sağlamak için materyallerin veya dosyaların periyodik kontrollerini yapmak.
Mikrofilm veya mikrofiş olarak saklanan belgeleri almak ve okumak için görüntüleyicilere yerleştirmek.
Dosyalama sistemleriyle ilgili formlar tasarlamak.
Gerekli kayıtları belirli bir konuma getirmek için dönen mekanize dosyaları çalıştırmak.

Gerekli beceriler

Okuduğunu Anlama72

İş ile ilgili yazılı doküman, prosedür ve talimatlardaki cümle ve paragrafları doğru şekilde kavrayabilme. Mesleki metinleri anlama ve uygulama yeteneğidir.

Aktif Dinleme60

Karşınızdakinin söylediklerine tam dikkat vererek anlamaya çalışma, uygun sorular sorma ve uygunsuz zamanlarda sözü kesmeden iletişim kurma becerisi. İş yerinde etkin dinleme ve empati kurma yetkinliğidir.

Sözlü İletişim56

Bilgiyi başkalarına etkili şekilde aktarabilmek için doğru ve anlaşılır konuşabilme. Profesyonel ve kişilerarası iletişimde temel yetkinliktir.

Yazılı İletişim53

Hedef kitleye uygun şekilde yazılı olarak etkili iletişim kurabilme. Raporlar, e-postalar ve iş yazışmalarında profesyonel ifade yeteneğidir.

İzleme ve Değerlendirme53

Kendi, ekip veya kurumun performansını takip edip iyileştirme fırsatlarını belirleme ya da düzeltici aksiyonlar alma. Sürekli gelişimi sağlayan gözlem ve analiz yeteneğidir.

Hizmet Odaklılık53

İnsanlara yardımcı olmanın yollarını aktif şekilde arayıp bulabilme. Müşteri ve paydaş memnuniyetini önceliklendiren bir çalışma anlayışıdır.

Zaman Yönetimi50

Kendi zamanını ve başkalarının zamanını etkili şekilde planlayıp yönetebilme. Önceliklendirme ve verimlilik odaklı çalışma becerisidir.

Sosyal Algı50

Başkalarının tepkilerinin farkında olma ve neden öyle davrandıklarını anlayabilme. Empati kurma ve kişilerarası dinamikleri okuyabilme becerisidir.

Eleştirel Düşünme50

Mantık ve muhakeme yoluyla alternatif çözümlerin, sonuçların veya yaklaşımların güçlü ve zayıf yönlerini analiz edebilme. Kararları sorgulayarak en mantıklı seçeneği belirleyebilme yeteneğidir.

Karmaşık Problem Çözme47

Çok boyutlu problemleri tespit edip analiz etme, çözüm seçeneklerini değerlendirme ve en uygun çözümü uygulayabilme. İşin karmaşık, birbiriyle bağlantılı sorunlarını çözme kapasitesidir.

Koordinasyon47

Kendi hareketlerini başkalarının eylemleriyle uyumlu hale getirebilme. Ekip içinde veya farklı birimlerle çalışırken senkronize hareket edebilme becerisidir.

Aktif Öğrenme47

Yeni bilgilerin hem güncel hem de gelecekteki problem çözme ve karar verme süreçlerine etkilerini kavrayabilme. Edinilen her bilgiyi pratikte nasıl kullanabileceğini öngörebilme yeteneğidir.

Gerekli bilgi alanları

İdari İşler88

Kelime işlemci kullanımı, dosya ve kayıt yönetimi, form tasarımı, ofis terminolojisi gibi idari ve büro prosedürlerine ilişkin bilgi.

Türkçe Dil Bilgisi83

Türkçe dilin yapısı, kelimelerin anlamı ve yazımı, kompozisyon ve dilbilgisi kurallarına ilişkin bilgi.

Müşteri ve Kişisel Hizmet81

Müşteri ihtiyaç analizi, hizmet kalite standartlarının karşılanması ve müşteri memnuniyetinin ölçülmesine yönelik ilke ve süreçlere dair bilgi.

Hukuk ve Kamu Yönetimi59

Kanunlar, hukuk kuralları, mahkeme prosedürleri, içtihatlar, idari düzenlemeler, kararnameler ve demokratik siyasi süreçlere ilişkin bilgi.

Bilgisayar ve Elektronik58

Devre kartları, işlemciler, çipler, elektronik ekipmanlar ile bilgisayar donanım ve yazılımlarına, uygulama ve programlamaya ilişkin bilgi.

Telekomünikasyon57

Telekomünikasyon sistemlerinin iletim, yayın, anahtarlama, kontrol ve işletim süreçlerine dair bilgiyi ifade eder. Sesli, görüntülü ve veri iletişim altyapılarının kurulumu ve yönetimini kapsar.

Matematik55

Aritmetik, cebir, geometri, kalkülüs, istatistik ve bunların uygulamalarına dair bilgi.

Kamu Güvenliği ve Güvenlik53

İnsanların, verilerin, mülkün ve kurumların korunması için yerel, bölgesel veya ulusal düzeyde etkin güvenlik operasyonlarını destekleyen ekipman, politika, prosedür ve stratejilere ilişkin bilgiyi ifade eder.

Yönetim ve İşletme47

Stratejik planlama, kaynak tahsisi, insan kaynakları modellemesi, liderlik teknikleri, üretim yöntemleri ile insan ve kaynakların koordinasyonunu kapsayan iş ve yönetim ilkelerine dair bilgi.

Eğitim ve Öğretim42

Müfredat ve eğitim tasarımı, bireysel ve grup öğretimi, eğitim etkisinin ölçülmesine yönelik ilke ve yöntemlere dair bilgi.

İletişim ve Medya38

Yazılı, sözlü ve görsel medya aracılığıyla bilgilendirme ve eğlendirmeye yönelik medya üretimi, iletişim ve yayın tekniklerine dair bilgi.

İnsan Kaynakları ve Personel Yönetimi38

İşe alım, seçme, eğitim, ücret ve yan haklar, endüstriyel ilişkiler, toplu pazarlık ve personel bilgi sistemleri konularındaki ilke ve süreçlere ilişkin bilgiyi ifade eder. Kurumda insan sermayesinin etkin yönetimi için gerekli tüm uygulamaları kapsar.

Gerekli yetenekler

Bilgi Sıralama81

Nesneleri veya eylemleri belirli bir kurala göre düzenleyebilme yeteneğidir. Sayılar, harfler, kelimeler veya matematiksel işlemler gibi öğeleri mantıksal sıraya koyma becerisidir.

Yazılı Anlama78

Yazılı metinlerde sunulan bilgi ve fikirleri okuyup doğru şekilde anlayabilme yeteneği. Raporlama, dokümantasyon ve yazılı iletişim yoğun rollerde temel bir gerekliliktir.

Kategorik Esneklik75

Nesneleri, bilgileri veya süreçleri farklı şekillerde gruplayıp sınıflandırmak için çeşitli kural setleri oluşturabilme veya kullanabilme yeteneğidir. Analitik düşünme ve problem çözmede önemli rol oynar.

Yakın Mesafe Görüşü75

Yakın mesafedeki (birkaç adım içindeki) ayrıntıları net şekilde görebilme yeteneği. Masa başı işlerde, okumada ve hassas görsel işlemlerde önemlidir.

Sözlü Anlama72

Konuşulan kelimeler ve cümleler aracılığıyla sunulan bilgi ve fikirleri dinleyip anlayabilme yeteneği. Etkili dinleme ve sözlü iletişimi kavrama becerisidir.

Sözlü İfade69

Bilgi ve fikirleri konuşarak karşınızdakinin anlayacağı şekilde iletebilme yeteneği. Anlaşılır, etkili ve akıcı konuşma becerisidir.

Yazılı İfade63

Bilgi ve fikirleri yazılı olarak başkalarının anlayabileceği şekilde ifade edebilme becerisi. Raporlama, kurumsal yazışma ve dokümantasyon süreçlerinde etkin iletişim için gereklidir.

Seçici Dikkat60

Dikkatinizin dağılmadan belirli bir süre boyunca bir göreve odaklanabilme yeteneği. Kesintilere rağmen konsantrasyonu koruyabilme becerisidir.

Algısal Hız60

Harfler, sayılar, nesneler, görseller veya desenler arasındaki benzerlikleri ve farklılıkları hızlı ve doğru şekilde karşılaştırabilme yeteneği. Görsel tarama, eşleştirme ve hızlı inceleme gerektiren işlerde önemlidir.

Konuşma Netliği56

Başkalarının sizi anlayabileceği şekilde net ve anlaşılır konuşabilme yeteneği. Telaffuz berraklığı ve anlaşılır ifade becerisidir.

Konuşmayı Anlama53

Karşısındaki kişinin söylediklerini doğru bir şekilde duyup anlayabilme yeteneği. Müşteri görüşmeleri, ekip toplantıları ve sözlü iletişim gerektiren rollerde kritik öneme sahiptir.

Tümdengelim53

Genel kuralları belirli sorunlara uygulayarak mantıklı çözümler üretebilme yeteneğidir. Mevzuat yorumlama, teknik prosedür uygulama ve standartlara uygun karar verme süreçlerinde kullanılır.

Günlük iş aktiviteleri

Bilgisayar Kullanımı89

Bilgisayar ve bilgisayar sistemlerini (donanım ve yazılım dahil) kullanarak programlama yapmak, yazılım geliştirmek, sistem ayarlarını düzenlemek, veri girmek veya bilgi işlemek.

İşi Organize Etme, Planlama ve Önceliklendirme88

Yapılacak işler için net hedefler belirleyerek önceliklendirme, planlama ve organize etme ile iş akışını yönetme.

Bilgi İşleme87

Verileri derleme, kodlama, sınıflandırma, hesaplama, kontrol etme veya doğrulama gibi işlemlerle bilgiyi yapılandırma.

Güncel Bilgiyi Takip Etme ve Kullanma82

Alanındaki yeni gelişmeleri sürekli öğrenerek teknik ve mesleki bilgiyi işte aktif şekilde uygulama.

Kişilerarası İlişki Kurma ve Sürdürme82

Başkalarıyla yapıcı ve iş birliğine dayalı çalışma ilişkileri geliştirmek ve bu ilişkileri zaman içinde korumak. İş yerinde uyum ve verimlilik için kritik bir sosyal yetkinliktir.

Karar Verme ve Problem Çözme80

Eldeki bilgileri analiz ederek en uygun çözümü belirleme ve ortaya çıkan sorunları etkili şekilde çözme.

Veri ve Bilgi Analizi80

Bilgi veya veriyi parçalara ayırarak altında yatan ilkeleri, nedenleri veya gerçekleri ortaya çıkarmak. İş süreçlerinde ham veriden anlamlı sonuçlar üretmek ve karar altyapısı oluşturmak için kullanılır.

Bilgi Kaydetme ve Dokümantasyon79

Bilgileri yazılı veya elektronik ortamda girme, kopyalama, kaydetme, saklama veya güncelleme. İş süreçlerinin izlenebilirliği ve kurumsal hafıza için vazgeçilmezdir.

Bilgi Toplama79

İlgili tüm kaynaklardan gözlem, dinleme veya diğer yöntemlerle bilgi edinmek. Karar alma ve problem çözme süreçlerinin başlangıç noktasıdır.

Yönetici, Meslektaş ve Ekiple İletişim77

Üst yöneticilere, iş arkadaşlarına ve ekip üyelerine telefon, yazılı form, e-posta veya yüz yüze bilgi aktarmak. İş akışının sağlıklı yürümesi için temel bir beceridir.

Davranışsal özellikler

Detay Odaklılık84

İşleri titizlikle yapma, detayları gözden kaçırmama ve düzenli çalışma alışkanlığı. Her ayrıntıyı önemseyen, hatasız sonuç odaklı çalışan profesyonellerin temel özelliğidir.

Güvenilirlik75

Sorumlulukları zamanında yerine getirme, verilen sözde durma ve tutarlı performans gösterme özelliği. İş yerinde üzerine düşeni eksiksiz yapan, sözüne güvenilen çalışanların belirgin niteliğidir.

Dürüstlük55

İş hayatında etik kurallara bağlı kalma, şeffaf ve doğru davranma tutumu. Güven inşa eden, ilkeli çalışma anlayışını benimseyen profesyonellerin temel niteliğidir.

İhtiyatlılık39

İş kararlarını dikkatlice alırken risk ve sonuçları değerlendirme, acele etmeden ölçülü hareket etme eğilimi. Özellikle kritik konularda temkinli yaklaşım sergileyen çalışanlarda öne çıkar.

İşbirliğine Yatkınlık33

Ekip içinde yardımsever, uyumlu ve destekleyici olmak, iş arkadaşlarına kolaylıkla destek verme tutumu. Takım çalışmasını kolaylaştıran, pozitif iş ilişkileri kuran profesyonellerde görülür.

Azim13

Engellerle karşılaşınca vazgeçmeden, işi sonuna kadar götürme ve zorluklara rağmen hedefte ısrar etme özelliği. Kararlılıkla çalışan, kolayca pes etmeyen profesyonellerde görülür.

Öz Denetim11

Eleştiri veya zorlu durumlarla karşılaşıldığında sakin kalabilme, duygularını etkili şekilde yönetebilme ve meslek hayatında soğukkanlılığını koruyabilme yeteneği.

Alçak Gönüllülük10

İş ortamında mütevazı davranma, başarılarını abartmadan paylaşma ve kibirden uzak durma tutumu. Takım başarısını öne çıkaran, kendini öne atmayan profesyonellerde görülür.

Başarı Odaklılık9

Kendine zorlayıcı iş hedefleri koyma, yüksek standartlar belirleme ve bu hedeflere ulaşmak için azimle çalışma eğilimi. Sürekli daha iyisini yapma isteğiyle hareket eden, performans hedeflerini ciddiye alan profesyonellerde görülür.

İçtenlik9

İş ortamında başkalarıyla kurduğu ilişkilerde samimi, şeffaf ve özgün olma, kişisel çıkar gözetmeden doğal davranabilme eğilimi.